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参展商要了解的商务礼节有哪些
参展商要了解的商务礼节有哪些?
 
 
商务礼节——不但要了解 还要理解
 
由于中西方的文化和习惯的差异,商务中许多基本的礼节值得中国参展商了解,这些习惯都是长时间以来在特定的环境中形成的,虽然与中国有非常大的不同,但是并无对错之分,需要中国的展商充分的理解。这样就可以在交际中既坚持自己的信念,同时照顾他人的情感。
 
1. 对待外宾-要表现出对每个人的尊敬和谦恭,不论它们在公司中的职位和地位如何;要确保你的语法和语调的专业性,要限制甚至清除任何亵渎或粗鲁的言语。在进行介绍时要专注于你的宾客。
 
2. 准时-尊敬他人的时间。会议开始和结束要准时。对于商定的项目,要给出合理的通知,如果你不能给出一个截至日期,那么要说明你能为此做些什么;要准时,对于所有的商务场合,要比既定的时间提前5分钟到场;如果你知道会迟到,就要通知对方,重新约定时间;如果你是被邀请进餐,你应该尽快到达;当你参加鸡尾酒会时,通常可以允许晚到几分钟。在其他场合时,你则不需要提前通知,即使你将晚到30分钟。在任何情况下都不要比规定的时间早到。
 
3. 手机-当你使用手机通话时,声音要尽量安静。手机的麦克风能有效地采集柔和的声音;铃音音量的设置要柔和,曲调要温和;越拥挤的环境下,打电话的声音和铃声应该要越安静和柔和;在研讨会或会议中,手机铃声要设置成振动,以防干扰他人;尊重他人的私人空间,尽量在与离最近的人的10-20英寸(约25-50厘米)或更远的地方通话。 确定有足够的距离保证通话内容的隐私性,一些故事,问题和冲突要在适合的时间和地点讲;当有来电时,停止做其他事情如打字,以专注于打来电话的人。集中精力,从电话沟通中创造最多价值。
 
4. 电话-当你接到一个电话时,首先要报出你的姓名及部门,以显示你的专业。回答时要有积极性或至少比较热情。了解如何让对方等候且让他们感觉受到尊敬并熟练地转接电话快速回复来电,即使你不想同某人通话也要回复他的问询。如果你不能回复对方问询,你可以打回解释你现在做哪些事情以获得有关信息,或直接告诉对方在哪里可以得到答案。当你主动打电话时,要介绍你自己并说明打电话的原因。要以友好的方式问候对方。使用电子媒介时 (包括电话,电话邮件,电子邮件),由于不是面对面,请不要表现唐突、粗鲁或无礼。
 
5. 电子邮件-标题要清晰,使收件人了解将要打开的是关于哪方面的信件。邮件显示地址及署名。信的开头使用收件人的名字或"Dear ___,"。署名,"Sincerely, ____"或提供签名,以让收件人知道是谁发来的信及如何可以与你联系。不要使用全大写字母,给人感觉内容太强烈且显得你比较懒惰,不愿意打字。要以专业的谦恭遵循标准书写方式。当回复或转发一封邮件时,要清理文档。不要让收件人在看到真正内容之前看到很多“收件人”信息。当回复一个问题时,使用“回复”或将“问题”复制到你的邮件中,然后回复。不要仅回复"Yes.”,这样太生硬且容易让人困惑。
 
6. 关于打断-如果可以,尽量避免打断别人专心的工作、会议、电话或是讨论。如果必须打断,那么永远要先敲门并为此而道歉。快速讲明你的需求,并表示考虑到了你正打断了一段有价值的工作。要清楚当你插进一段谈话时,要谈及一下正在进行的谈话或必须有最后一段内容。
 
7. 外表与服饰-缺乏对自身外表的关注可能会使你的客户感觉受到侮辱。要确定你的穿着既符合你的身材也要适合相应的场合或环境。要清楚你如何期待你的客户对你的生意的看法。着商务休闲装时要比你平时的着装正式。争取毫无瑕疵的着装。衣服褶皱,有异味及不整洁均传达了你对周围所处的环境,人或是公司不够重视,不尊重。
 
8. 介绍-如果你是女性,在商务场合中,你可以主动站起来同男性客户握手。有时候,有些人不爱握手,他们将不会主动伸手。商务场合中,不要形容某人或某事cute 或funny。如果需要全体介绍,则先从最高职位的开始,而不是考虑性别。当你第一次遇到某人时,在其未做特别说明前,请使用他的头衔或姓称呼。如果别人没有告诉你他的姓,那就称呼他的名字或别名即可。如果你忘记了某人的名字,有时你可以通过先介绍你认识的人来掩盖,通常情况下这个人会主动接受他自己。委派一名员工作为宾客或咨询者的陪同,以确保所有人均被介绍到,同时也可帮忙解决一些随行事务或可能产生的小尴尬。
 
9. 餐桌礼仪-在众人均落座后即把餐巾放在腿面上。如果你注意到餐巾是在高脚杯中,这通常表示餐厅的服务人员会帮你把餐巾放好。如果你在进餐期间离席,要把餐巾放在椅子上。这样表示你还未用完餐。在多人用餐时,要等到主人先开始后再动餐。当你在宴会餐桌前时,在左右两边各有两个人的餐送上来后,你可以用餐。如果你的菜还未送到,但是其他大部分人的均已获得,要鼓励其他人先开始。喝汤的礼貌方式是用汤勺盛着喝。拿在自己面前的食物,向左侧邀请并向右传递。尽管已经错过了传递的食物,也要继续。用完餐后,将餐巾放置在餐盘的右侧并将刀叉横放在餐盘的“四点钟”方向,示意服务员已经用完。如果是你邀请客人进餐,餐费需要你来结。如果是联席会议,要在开始或预定时将费用分开。如果他们能帮你节省或赚取很多钱,应当寄送个礼品或是礼券。
 
10. 收受礼物-一笔生意结束后,经常赠送商务礼品。在大多数情况下,礼物不要立即拆开。当你为了生意或社交晚会拜访某个家庭时,尽管主人总是对赠送的礼物很感激,但通常不需要买礼物。鲜花,盆栽或一瓶红酒是很好的礼物之选。提前寄送鲜花,这样在你到来时,可以免去主人现忙乱。节假日期间互相交换礼物。对于你的商务合作伙伴,可以选择哪些没有宗教含义的礼物,如办公用品,礼品篮或糖果。如果有人赠送你礼物,你不需要回赠。认为有义务要回赠礼物,会让赠予者和受赠者都会感觉尴尬。如果你收到一份礼物,你要尽快告知赠予者你已经收到。对于比较贵重的礼物,要通话并回信表示感谢。至于小礼物,一封邮件,一个传真或一个语音留言感谢即可。
 
上面的所有信息供大家在商务礼仪中作为参考。不过重要的是,如果您一直努力在让周围的人感觉很舒服,很有价值。那么无论您的举止符合上述方法与规则与否都是成功的!